Ось 7 кроків для створення та впровадження стратегії управління документами:
- Визначте, хто візьме на себе відповідальність. …
- Оцініть поточну систему реєстрації та визначте стратегічні вимоги. …
- Ідентифікуйте кожен документ. …
- Встановіть процедури та вимоги, а потім задокументуйте. …
- Підготовка Стратегії. …
- Очистіть непотрібні документи.
Прикладом системи документообігу є Гуру, який поєднує корпоративний пошук, базу знань і функції внутрішньої мережі, щоб забезпечити комплексне рішення для керування документами організації.
Основна документація в системі управління якістю
- Політика якості та Керівництво з якості. …
- Процедури контролю якості. …
- Ключові процеси та робочі процеси. …
- Записи та документи про відповідність. …
- Контроль змін і версій. …
- Внутрішній та зовнішній аудит. …
- Невідповідності та коригувальні дії. …
- Управління ризиками та можливостями.
Як створити операційну систему керування
- Визначте свою велику, волохату, сміливу мету (BHAG).
- Побудуйте свою стратегію, визначивши набір цілей, які відповідають BHAG.
- Додайте заходи та цілі.
- Пов’яжіть ключові проекти та заходи зі своїми цілями.
- Переконайтеся, що у вас є власники компонентів (цілі, заходи та проекти).
Microsoft 365 пропонує потужне рішення для боротьби з роз’ємами інформації. Його набір інтегрованих інструментів забезпечує зберігання документів і всеосяжні можливості для керування всім життєвим циклом документів, від створення до архівування.