Коли ви отримуєте непридатну або пошкоджену продукцію від постачальника, ви маєте право звернутися з претензією до нього. Це допоможе вам отримати відшкодування за збитки або обмін на якісний товар. Але щоб ваша претензія була ефективною, важливо написати її з розумінням та професіоналізмом.
У цій статті ми розповімо вам про те, як написати лист претензію до постачальника. Ми поділимося порадами щодо структури та вмісту листа. Також ми надамо вам зразок листа претензію, який ви можете використати як основу для свого власного листа.
Нагадаємо вам, що в письмовій формі претензію легше довести і зберегти докази випадків порушень. Тому рекомендується надсилати лист претензію поштою або електронним шляхом, зберігаючи копію листа та документів.
Перед тим, як написати лист претензію, необхідно підготуватися до цього. Зберіть усі докази та документи, які підтверджують ваші претензії. Складіть список фактів і аргументів, які ви будете використовувати. Це допоможе вам структурувати свої думки і бути впевненим в кожному їхньому пункті.
Коли ви починаєте писати лист претензію, зверніть увагу на його структуру. В ньому мають бути такі розділи: заголовок, вступ, викладення фактів, висновки, просунавція вимог. Кожен розділ має бути детально розкритий і логічно зв’язаний з іншими.
Основні правила написання листа претензії постачальнику
- Почніть ваш лист з ввічливого вітання та зазначення свого імені та контактних даних.
- Чітко визначте причину вашої претензії та наведіть всі необхідні деталі стосовно проблеми, яку ви зустріли.
- Використовуйте конкретні факти та докази для підтвердження вашої претензії, наприклад, номери замовлення, дати, назви товарів тощо.
- Висловіть своє розуміння та очікування від постачальника щодо вирішення проблеми.
- Надайте варіанти, які ви готові розглянути для досягнення компромісу або вирішення проблеми.
- Аргументуйте свої претензії раціонально та об’єктивно, уникайте емоційних висловлювань.
- Зазначте реквізити документів, які підтверджують ваші претензії, такі як рахунки, фотографії тощо.
- Зазначте проміжки часу, в які ви очікуєте відповідь від постачальника.
- Завершіть ваш лист ввічливими словами та вкажіть свій контактний номер телефону або електронної пошти.
- Переконайтеся, що ваш лист має правильну граматику та правопис, перевірте його перед надсиланням.
Пам’ятайте, що важливо висловити свою претензію чітко та конкретно, зазначити всі необхідні деталі й зробити це ввічливо й об’єктивно. Відповідне оформлення листа та використання фактів й доказів допоможуть вам зробити вашу претензію більш переконливою. Не забудьте додати документи, що підтверджують ваші претензії, та перевірте лист перед надсиланням, щоб упевнитися, що він не містить помилок.
Як сформулювати претензію
При складанні листа з претензією до постачальника важливо чітко і повно викласти свої вимоги та незадоволення. Ось кілька порад щодо формулювання претензії:
- Почніть лист з привітання та зазначення вашого імені та контактних даних.
- Зазначте категорично, що ви хочете зробити претензію та вкажіть причини для цього. Наприклад: “Я звертаюся до вас з претензією, тому що…” або “Я бажаю висловити своє обурення щодо…”.
- Опишіть деталі вашої проблеми або незадоволення, зосередившись на фактах та доказах. Вкажіть, коли та як саме виникли проблеми, якщо це можливо. Намагайтеся виразити свої почуття та емоції таким чином, щоб вони виглядали розумними та об’єктивними. Наприклад: “Я придбав товар у вашому магазині 10 листопада 2021 року, але він прибув пошкоджений.”
- Висловіть свої вимоги та очікування. Вказуйте, що ви очікуєте від постачальника, наприклад: “Я вимагаю повернення грошей” або “Я сподіваюся на обмін товару на аналогічний, який буде в належному стані”.
- При необхідності додайте документи або фотографії, що підтверджують ваши слова.
- Нагадайте про ваші права споживача або згадайте законодавство, що регулює вашу ситуацію.
- Закінчіть ваш лист привітанням та призивом до вирішення проблеми протягом обумовленого періоду. Наприклад: “Будь ласка, розгляньте мою проблему протягом 10 робочих днів та повідомте мене про ваше рішення.”
Пам’ятайте, що формулювання претензії має бути ввічливим та об’єктивним. Зосередьтеся на фактах та використовуйте конкретні слова для опису проблеми. Після написання листа переконайтеся, що він чітко передає ваші вимоги та очікування.
Коректність виразу
У формулюванні претензії до постачальника важливо дотримуватися коректності мови та точності виразу. Лист повинен бути чітким та зрозумілим для отримувача.
Дотримуючись наступних правил, можна написати ефективний лист претензію:
| 1. | Починайте лист з виразу про відсутність задоволення від отриманого продукту або послуги. Наприклад: “Шановна компанія, я незадоволений/незадоволена якістю/роботою/обслуговуванням отриманого товару/послуги”. |
| 2. | Опишіть деталі проблеми. Перерахуйте всі фактичні або можливі причини, які призвели до вашого незадоволення. Намагайтесь бути об’єктивними та конкретними. Наприклад: “У товару були видні пошкодження/відсутні деталі, які зазначені в описі товару” або “При наданні послуги спостерігається невідповідність заявленим термінам/стандартам”. |
| 3. | Висловіть свої очікування та бажання відносно вирішення проблеми. Викладіть пропозицію щодо відшкодування збитків або виправлення ситуації. Наприклад: “Прошу уважно розглянути мою проблему та надати повернення коштів/замінити товар/виконати ремонт/відновлення стандартних термінів роботи”. |
| 4. | Закінчуйте лист із проханням про оперативну відповідь та контактними даними для зв’язку. Наприклад: “Прошу повідомити про результати розгляду проблеми протягом 7 робочих днів. Я доступний/доступна для контакту за номером телефону (вказати номер) або електронною поштою (вказати адресу)”. |