Відмова від паперового паперу допоможе зменшити витрати кількома способами. Середній офісний службовець використовує більше 10 000 аркушів паперу на рік. Уявіть собі вартість канцелярських товарів, які можна заощадити, відмовившись від паперового паперу.
Безпаперова система документообігу фіксує та зберігає інформацію в цифровому вигляді на одній платформі з інтегрованими параметрами пошуку. Щоб полегшити перехід від паперового до цифрового, ви можете почати з: Визначення правильного рішення.
Давайте розглянемо 10 способів створити безпаперовий офіс і зменшити свій вуглецевий слід.
- Створіть політику безпаперового офісу. …
- Заохочуйте переробку та повторне використання. …
- Замініть паперові копії хмарним сховищем. …
- Використовуйте цифрові програми. …
- Відмовтеся від журналу паперу та ручки. …
- Впровадити систему управління відвідувачами. …
- Використовуйте програмне забезпечення електронного підпису.
Ось кілька прикладів безпаперових рішень:
- PDF-файли: PDF – це цифровий документ, який авторизовані користувачі можуть редагувати, переглядати та надсилати іншим в електронному вигляді. …
- Електронні форми: Подібно до PDF, електронна форма – це електронний документ, який люди можуть підписувати. …
- Бази даних: база даних — це електронний простір для зберігання всіх файлів вашої компанії.
Один із недоліків використання безпаперових засобів впровадження різноманітних інструментів і програмного забезпечення для ефективного керування файлами. Хоча це може бути додатковою перевагою для офісів, особливо тому, що це економить витрати на покупку паперу та звільняє місце для зберігання на комп’ютерах, цифрове ведення файлів є досить дорогим.